Poste : Spécialiste des contrats de sous-traitance et des achats (Subcontracts and procurement Specialist)

Supervision : Directrice des Operations et Finances, Chemonics GHSC-PSM

Lieu : Kinshasa, RDC

Type : CDD (3 mois renouvelables)

Programme Mondial de la Chaîne d’approvisionnement de la santé mondiale - Gestion des achats et des approvisionnements (GHSC-PSM) RDC,

Mission du Projet

Le projet GHSC- PSM/DRC, financé par le Gouvernement américain, a comme mission principale en République Démocratique du Congo (RDC) d'assurer un approvisionnement ininterrompu en produits de santé publique qui sauvent des vies dans le monde entier. Ce projet améliore la prestation des soins de santé grâce à des solutions de chaîne d'approvisionnement transformatrices, en se concentrant sur cinq domaines clés de la santé : le VIH/SIDA, le paludisme, la planification familiale volontaire et la santé reproductive, la santé maternelle et infantile, et les menaces émergentes pour la santé publique.

Il appuie également sur le renforcement des systèmes d'approvisionnement des pays, travaille en collaboration stratégique pour améliorer la disponibilité à long terme des produits de santé.

Mission principale

• Fournir un appui global a la mise en œuvre du projet par le biais contrats de sous-traitance, soutenir le processus de sélection, les négociations et gérer les opérations avec les sous-traitants et les fournisseurs de services locaux en collaboration avec les responsables techniques. Le spécialiste contrats de sous-traitance assistera également dans le suivi d'activités spécifiques en rapport avec les aspects opérationnels de sous contrat.
• Fournir un appui global à l’organisation en matière des approvisionnements et gérer les fournisseurs des biens et services destinés au bureau de Kinshasa et aux bureaux provinciaux.

Responsabilités clés :

Approvisionnement

Taches spécifiques :

• S’assurer de l’application de la politique et des procédures de Chemonics et de Département d’Etat des USA comme détaillé dans les différents Manuels des achats ; 
• Préparer et gérer un plan d’approvisionnement annuel/trimestriel incluant les responsabilités, le calendrier ainsi que toutes les activités liées aux achats en consultation avec le directeur des opérations ;
• Faire le suivi et gérer la performance des fournisseurs et s’assurer du respect des clauses et des procédures ;
• Assurer le contrôle et guider les « procurement officers » dans la création, le maintien et le suivi des dossiers relatifs aux demandes d’achats et aux bons de commandes y inclus tous les documents de support ;
• Assurer le suivi de la création et du maintien du fichier électronique des bons de commandes, de demandes de cotations, d’appel d’offres et leur attribuer un numéro séquentiel ;
• Organiser mensuellement et trimestriellement en collaboration avec l’Office Manager un achat compilé des fournitures de bureau, de formation, de réunion et donner à la comptabilité des détails pour la comptabilisation ;
• Assurer en collaboration avec l’Office Operations, le contrôle de qualité des items achetés et vérifier qu’ils ont été distribués aux personnes appropriées ;
• Préparer et distribuer les appels d’offres et les demandes de cotations, recevoir les offres, répondre aux questions et obtenir les cotations, choisir les fournisseurs et s’assurer que tous les approvisionnements sont conformes aux exigences du Département d’Etat des USA et de Chemonics ;      
• Organiser le système de classement incluant les offres, les paiements, les évaluations, les rapports, etc. ;
• S’assurer que toutes les approbations sont obtenues pour toutes les demandes d’achats avant de procéder aux achats ;
• Préparer les RFQ liés aux demandes des offres selon les besoins en collaboration avec les procurement officers.
• Travailler avec les équipes techniques, administratives et financières pour s’assurer que leurs besoins d’approvisionnements sont satisfaits et qu’ils sont en conformité avec les procédures d’achats ;
• Travailler en collaboration avec les finances et le service de facturation pour se rassurer que les factures des fournisseurs soient payées à temps ;    
• Effectuer d'autres tâches liées au domaine des approvisionnements.
• Superviser le travail des Procurement Officers
• Exécuter d'autres tâches assignées par le directeur des finances et des opérations pour atteindre les buts et objectifs du projet.

Contrat de Sous - traitance

• Préparer le document d’appel à proposition.
• Examiner les soumissions reçues pour s’assurer que les dossiers sont au complet.
• Assister le comité d’évaluation. 
• Sous la supervision de la DFO, rédiger le draft de mémorandum de négociation compiler les documents justificatifs et le document final de sous-traitance/modification pour examen et approbation par l’équipe du siège.
• Rédiger et faire des négociations des contrats : Élaborer les contrats de sous-traitance en conformité avec les exigences légales et les politiques internes.
• Identifier et évaluer les risques contractuels (juridiques, financiers, opérationnels).
• Suivi et gestion des fournisseurs : Maintenir une relation proactive avec les sous-traitants pour assurer le respect des engagements contractuels.
• Contrôle de conformité : vérifier la conformité des prestations avec les clauses contractuelles et les normes réglementaires de DoS
• Préparer des rapports réguliers sur l’état des contrats, les risques et les performances des sous-traitants.
• Effectuer l’examen des factures des sous-traitants pour confirmer que tous les taux sont corrects et que tous les coûts sont admissibles, en coordination avec le staff technique pour l'approbation et le traitement.
• Gérer les opérations avec les sous-traitants et les fournisseurs de services et biens.
• Vérifier les budgets des sous-traitants et les montants engagés.
• Veiller à la clôture appropriée des contrats de sous-traitance à l'achèvement des produits livrables et/ou à la date d'expiration.
• Tenir à jour le calendrier des sous-traitants avec les dates d'échéance pour la gestion financière et d'autres étapes.
• Mettre à jour les dossiers sous-traitance sur le share point

Profil recherché :

• Diplôme de Licence ou Master en Economie, Comptabilité ou Commerce ;
• Au moins 5 d’expérience dans les approvisionnements pour des initiatives financées par Département d’Etat des USA ou les bailleurs de fonds internationaux ;
• Fortes capacités d'organisation et de communication, la connaissance de l’anglais serait un Atout ;
• Etre méticuleux, proactif, discret, honnête et intègre ;
• Capacité de travailler de façon indépendante ;
• Maîtrise de l’outil informatique notamment Word, Excel, internet, etc

Compétences

• Une expérience significative de la gestion de programmes de sous-traitance dans des conditions difficiles.
• Excellentes compétences en négociation et en communication et excellentes aptitudes relationnelles
• Capacité à analyser des documents d’offres complexes.
• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
• Capacité à évaluer et à encadrer des organisations partenaires. 
• Capacité à travailler efficacement avec divers acteurs (par exemple, l'équipe technique du projet, la direction du projet, les sous contractants …
• Respect de deadlines, volonté d'accomplir d'autres tâches pour aider à atteindre les objectifs du projet,
• Être dispose pour les visites de terrains des sites avec peu de commodités.
• Parfaite maitrise de la langue française. La maitrise de l’anglais est un atout.

COMMENT POSTULER

Chemonics International respecte la diversité des cultures, des sexes, des races, et des religions ; les candidats intéressés doivent soumettre électroniquement leurs dossiers de demande comprenant un CV actualisé, les copies des diplômes et Brevets, trois références professionnelles ainsi qu’une lettre de motivation avec objet : « Spécialiste des contrats de sous-traitance et des achats (Subcontracts and procurement Specialist) » àl’adresse suivante : recrutement.ghscpsmdrc@gmail.com

La date limite de soumission de candidature est le 22 décembre 2025 à 17h00.

N.B : La présélection sera faite au fur et à mesure que les dossiers seront reçus. Les candidatures féminines sont vivement encouragées et seuls les candidats sélectionnés seront convoqués.

Fait à Kinshasa, le 09/12/2025