Responsabilités :

• Assister le Directeur Exécutif dans la gestion du Secrétariat du réseau RDC et son interaction avec les autres réseaux et partenaires
• Assurer le classement et le suivi des courriers et dossiers administratifs ;
• Assurer la gestion administrative relative au matériel appartenant au Secrétariat General ;
• Faciliter toute la logistique avant et après les réunions (CA, AGO, AGE), séminaires et ateliers ;
• Appuyer la préparation des rapports annuels du Reseau Local ainsi que ceux des membres ;
• Préparer pour approbation les correspondances et en assurer le suivi ;
• Enregistrer les opérations comptables et tenir à jour les livres de caisse ;
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et comptables ;
• Réaliser toute autre activité permettant le bon fonctionnement du Secrétariat ;
• Assurer le suivi et le contrôle de la complétude des pièces justificatives de dépenses et des dossiers de paiement ;
• Tenir une liste d’adhésion avec dates d’adhésion ;
• Mettre à jour le profil du Réseau dans le HUB et y rapporter dans les délais (avant le 31 janvier de chaque année), les activités du Réseau Local ;
• Organiser la réunion annuelle officielle du comité pour communication de ces rapports d’activités et du rapport financier annuel ;
• Planifier les déplacements du Directeur Executif du Réseau RDC et veiller à ce que les éléments logistiques (vols, visas, frais de voyage, réservations, itinéraires, lettre d'invitation, confirmation d'hôtel, documents de voyage) soient à jour ;
• Coordonner la logistique pour toutes les réunions du Réseau local et rédiger ainsi que partager les comptes rendus au plus tard 24h après ;
• S’assurer que les participants ont reçu l’invitation et la documentation nécessaire ;
• Appuyer le Directeur Exécutif dans l’organisation des événements et activités du réseau local suivant le planning établi ;
• Réaliser toute autre tâche liée au bon fonctionnement du Secrétariat demandée par le Directeur Exécutif du réseau Local.

Valeurs fondamentales :

• Intégrité : Faire preuve des valeurs de l’Organisation des Nations Unies dans ses activités et comportements quotidiens ; agir sans tenir compte de son gain personnel ; résister aux pressions politiques indues dans la prise de décisions ; ne pas abuser de son pouvoir ou de son autorité ; s’en tenir aux décisions qui sont dans l’intérêt de l’Organisation, même si elles sont impopulaires ; et agir rapidement en cas de comportement non professionnel ou contraire à l’éthique.
• Professionnalisme : Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention de résultats ; être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; et rester calme dans des situations stressantes.
• Respect de la diversité : Travailler efficacement avec les personnes de tous horizons ; traiter toutes les personnes avec dignité et respect ; traiter les hommes et les femmes sur un pied d’égalité ; faire preuve de respect et de compréhension des divers points de vue et démontrer cette compréhension dans le travail quotidien et la prise de décisions ; examiner ses propres préjugés et comportements pour éviter les réponses stéréotypées ; et ne pas discriminer un individu ou un groupe.

Compétences requises

• Excellentes compétences en organisation et en gestion de projets.
• Capacité à rédiger des documents administratifs et des rapports détaillés.
• Connaissance des outils informatiques Microsoft Outlook, Excel, Word et PowerPoint.
• Bonne capacité de communication écrite et orale.
• Aptitude à travailler en équipe et à coordonner les différentes parties prenantes.
• Sens de la négociation et capacité à gérer les relations avec les fournisseurs et les clients.
• Respect des délais et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Esprit d'analyse et approche méthodique pour traiter les informations et les données.
• Connaissance des principes d'achat et de gestion des contrats.
• Solides compétences en communication écrite et verbale, y compris une maîtrise du français et de l’anglais.
• Une expérience dans un organisme International est atout.

Formation

1. Diplôme Bac+5 en administration des affaires, gestion, finance ou domaine connexe ;

2. Expérience d'au moins 2 ans à un poste similaire ;

3. Une formation en comptabilité et en analyse des données est un atout.